El acta: qué contiene, cómo se firma y cómo se entrega

Las actas que se levantan en un procedimiento

Según el tipo de procedimiento y su desarrollo, pueden intervenir varios documentos.

Acta de la sesión constitutiva

Abre formalmente el procedimiento de mediación. Recoge la identificación de las partes y del mediador, el objeto del conflicto que se somete a mediación, el programa de actuaciones previsto, la aceptación de la confidencialidad y el coste del procedimiento o las bases para su determinación. En el procedimiento simplificado por medios electrónicos, esta función la cumple el certificado que se remite a las partes tras recibir la contestación y que genera el número de expediente.

Acta final

Cierra el procedimiento. Determina si se alcanzó acuerdo —total o parcial— o si terminó sin él, y consigna las fechas y los intervinientes. Es el documento que se aporta al juzgado para acreditar el intento.

Certificación de no comparecencia

Cuando el procedimiento no llega a constituirse porque la parte requerida no responde o no acude, lo que se expide es una certificación que acredita la citación, su recepción y la incomparecencia, con el anexo de trazabilidad. Ver el servicio.

Contenido del acta final sin acuerdo

Es el documento más frecuente en asuntos que van a acabar en el juzgado. Debe contener:

• Identidad y cualificación del mediador, con referencia a su inscripción en el Registro.
• Identificación de las partes y de los letrados que las asistieron, si los hubo.
• Objeto de la controversia sometido a negociación, delimitado con precisión.
• Fechas de la solicitud, de la citación, de su recepción y de cada sesión celebrada.
• Forma de verificación de la identidad de los intervinientes.
• Declaración de que las partes actuaron de buena fe en el procedimiento.
• Resultado: terminación sin acuerdo.

Contenido del acta con acuerdo

Cuando hay acuerdo, el documento debe recoger además:

• La identidad de las partes, de sus abogados y del mediador.
• El lugar y la fecha en que se suscribe.
• Las obligaciones concretas que asume cada parte, con sus plazos y su forma de cumplimiento.
• La manifestación de que el acuerdo se ajusta a la legalidad y de que las partes lo suscriben libremente.
• La firma de todas las partes intervinientes.

Redactar bien esta parte es donde se juega la utilidad real del acuerdo. Una obligación mal definida —«las partes se comprometen a negociar de buena fe la liquidación pendiente»— es papel mojado. Una obligación bien definida —«la sociedad X abonará 18.400 euros mediante tres transferencias de 6.133,33 euros el 5 de cada mes a la cuenta ES XX, siendo el impago de una de ellas causa de vencimiento anticipado del resto»— es ejecutable.

La firma electrónica

Firmamos el acta con firma electrónica cualificada. Esto aporta tres cosas que la firma manuscrita no da por sí sola:

1. Autoría verificable. El certificado vincula la firma a la identidad del firmante de forma comprobable por cualquiera.
2. Integridad. Cualquier alteración posterior del documento invalida la firma y resulta detectable.
3. Sello de tiempo. Fija de forma indubitada el momento de la firma, lo que resulta relevante para el cómputo de los plazos.

Cuando el acta recoge un acuerdo, también las partes lo firman electrónicamente, previa verificación de identidad.

La entrega oficial

El acta no se «envía»: se entrega. La diferencia importa.

• Se remite a cada parte y a cada letrado interviniente, no solo a quien solicitó el procedimiento.
• Se utiliza un medio que deja constancia de la entrega y, cuando el canal lo permite, del acceso al documento.
• Se incorpora al expediente, que queda bajo custodia con acceso restringido.
• Se acompaña, cuando procede, del anexo de trazabilidad de la citación.
• Se entrega en formato PDF firmado, apto para su aportación telemática al procedimiento judicial.

Plazo comprometido: 48 horas desde la celebración de la sesión o desde el vencimiento del plazo, en el caso de la certificación de no comparecencia.

Del acta al título ejecutivo

El acuerdo recogido en el acta obliga a las partes como cualquier contrato, pero para poder ejecutarlo directamente —embargar, apremiar— hace falta un paso más: elevarlo a escritura pública ante notario o, si el proceso judicial ya estaba iniciado, obtener su homologación judicial. Coordinamos la elevación a público cuando las partes lo desean. Ver el servicio.